Políticas y Cumplimientos Legales

PRESENTACIÓN

Las Políticas y lineamientos de Operación representan el elemento de Control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Contraloría Departamental de Bolívar; define los límites y parámetros necesarios para desarrollar los procesos y actividades en cumplimiento de los lineamientos definidos en el Modelo Integrado de Planeación. En este sentido, las Políticas de Operación establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen la responsabilidad de su ejecución.

Las Políticas de Operación constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes Direccionamiento Estratégico y la Administración del Riesgo. Es así como las Políticas y lineamientos de Operación constituyen una herramienta valiosa para la Entidad, que facilita el control administrativo y reduce la cantidad de tiempo que los directivos ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Será, por lo tanto, primordial no abandonar la revisión periódica de estas herramientas en la Entidad, con el fin de realizar los ajustes pertinentes que garanticen su mejora continua.

En este documento se presentan inicialmente los lineamentos generales de la entidad y del plan estratégico vigente, así como las políticas del Modelo Integrado de planeación y de Gestión – MIPG, y seguidamente, las políticas específicas de cada proceso.

En su condición de Políticas, los siguientes postulados deben ser cumplidos a cabalidad y de manera permanente por todos los funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar, según su competencia e independientemente de su forma de vinculación o tiempo de permanencia.

GENERALIDADES DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLÍVAR

MISIÓN

Ejercer la vigilancia a la gestión fiscal de los sujetos de control, en observancia a los principios de origen constitucional, legal y administrativos aplicables, a través de un talento humano competente, con participación de la ciudadanía, optimizando las tecnologías de la información y comunicaciones, que conlleve a la defensa y protección del patrimonio público.

VISIÓN

En el 2025 la Contraloría Departamental de Bolívar, será reconocida por su transparencia y efectividad en la vigilancia de los recursos públicos de las entidades que controla, aplicando sistemas y principios de control fiscal, al servicio de la ciudadanía y la protección del medio ambiente

POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

La Contraloría Departamental de Bolívar orienta sus esfuerzos al mejoramiento continuo de la gestión administrativa y fiscal, apoyada en un talento humano competente, buscando satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas, desarrollando sus actividades en el marco de la Constitución y la Ley, así como en las mejores prácticas de gestión y la mayor idoneidad ética y moral. En cumplimiento de esta política, la Contraloría Departamental de Bolívar evalúa y ajusta sus procesos y procedimientos para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y desarrollo administrativo. Para ello, se actualiza su Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión. Para cumplir con estas políticas, se requiere la participación activa, consciente y decidida de todos los funcionarios de la organización.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de La Contraloría Departamental de Bolívar, tiene un enfoque basado en procesos, en la estandarización y la calidad total, que busca mejorar continuamente las actividades inherentes a la naturaleza del control fiscal y aumentar la satisfacción de las entidades sujetas a control y de la comunidad en general, mediante el cumplimiento de sus requisitos legales y reglamentarios y los establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y de Gestión MIPG a través de la identificación e interacción de sus procesos.

 

MAPA DE PROCESOS

POLÍTICAS DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG

Política de Planeación Institucional

La Alta Dirección de la Contraloría Departamental de Bolívar, se compromete a establecer las actividades necesarias para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan estratégico, institucional y planes de acción de la entidad, con miras a cumplir con las necesidades y expectativas de los grupos de valor de la Entidad.

El Plan estratégico definido para el periodo 2022-2025, se adoptó con la resolución número 0072 de 2022, el cual se describe a continuación:

OBJETIVOS CORPORATIVOS Y ESTRATEGIAS

OBJETIVO 1: EVALUAR Y CONCEPTUAR SOBRE LA GESTIÓN FISCAL DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y/O PARTICULARES QUE MANEJEN FONDOS O BIENES DEL ESTADO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL DE COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLÍVAR, EN OBSERVANCIA DE LOS PRINCIPIO DE ORIGEN CONSTITUCIONAL, LEGAL Y ADMINISTRATIVOS APLICABLES.

ESTRATEGIAS
• Evaluar la gestión fiscal, de los entes bajo la vigilancia de la Contraloría
Departamental de Bolívar.
• Reportar oportunamente los resultados del ejercicio del control fiscal.

OBJETIVO 2: DETERMINAR Y ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD FISCAL Y ADMINISTRATIVA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS Y DE LOS PARTICULARES QUE MANEJEN FONDOS PUBLICOS EN EL MARCO DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES VIGENTES

 

ESTRATEGIAS
• Proferir fallos con responsabilidad o sin responsabilidad, y realizar el traslado al área de Jurisdicción Coactiva de los fallos debidamente ejecutoriados cumpliendo con la constitución y las leyes.

• Realizar actividades de transferencia de conocimientos a estudiantes de derecho de universidades que tienen convenio con la Contraloria Departamental de Bolívar.
• Proferir decisión de los procesos administrativos sancionatorios, en los términos definidos en el marco jurídico colombiano.
• Trasladar cumpliendo con los términos definidos, los títulos ejecutivos debidamente ejecutoriados en el marco de las actuaciones del proceso administrativo sancionatorio.

OBJETIVO 3: APLICAR LA NORMATIVIDAD VIGENTE DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO, TENDIENTE A LA CAPTACIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS EJECUTADOS, CON EL FIN DE LOGRAR UN RECAUDO EFECTIVO DE LOS TÍTULOS EJECUTIVOS

ESTRATEGIAS
• Ejecutar las herramientas legales pertinentes que faciliten la recuperación de los títulos ejecutivos emanados, de los procesos de Responsabilidad Fiscal y Administrativo Sancionatorio.

OBJETIVO 4: ATENDER OPORTUTAMENTE LAS DENUNCIAS PRESENTADAS POR LA CIUDADANIA Y FORTALECER EL CONTROL FISCAL SOCIAL EN EL DEPARTAMENTO DE BOLIVAR

ESTRATEGIAS
• Tramitar las denuncias presentadas por la ciudadanía en el ejercicio del control social.
• Implementar estrategias de control social desarrollando actividades de formación y capacitación con la ciudadanía y los sujetos de control para fortalecer la participación ciudadana.

OBJETIVO 5: ESTABLECER ACCIONES ENCAMINADAS A LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS Y EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD

ESTRATEGIAS
• Establecer las directrices y las estrategias que garanticen la misión y visión de la Contraloría Departamental de Bolívar.

• Gestionar el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y las actividades del
Modelo Integrado de Planeación y de Gestión-MIPG.
• Promover a los sujetos vigilados en mejorar su desempeño institucional.
• Realizar actividades que den como resultado el control y mejoramiento continuo de los procesos.
• Desarrollar estrategias de fortalecimiento y promoción de la comunicación organizacional e informativa y gestionar el cumplimiento de los principios éticos definidos en la Entidad.
• Gestionar las actividades para lograr un talento humano competente, comprometido y motivado con el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
• Gestionar, administrar y mantener los recursos informáticos y de telecomunicaciones para el desarrollo de los objetivos organizacionales.
• Cumplir a cabalidad con los objetivos planteados en la oficina asesora jurídica de la Entidad, garantizando una defensa judicial acorde a los lineamientos de este órgano de control.
• Administrar adecuadamente las partidas presupuestales asignadas, con la finalidad de ejercer un control oportuno, y cubrir la totalidad de las necesidades económicas de la Entidad.
• Implementar las políticas contables que garantice la oportuna preparación, consolidación y análisis de la información contable.
• Realizar de forma oportuna el registro de los ingresos y el pago de obligaciones, con la información suministrada por las entidades bancarias y demás dependencias de la Entidad.
• Realizar el trámite para la adquisición de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo y cumplimiento de la misión y operación de la Contraloría Departamental de Bolívar.
• Gestionar la atención oportuna de las necesidades de mantenimiento presentes en la Entidad.
• Adelantar actividades para cumplir con las normas legales y reglamentarias aplicable al Sistema de Gestión de Documental.

Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público

Programar, registrar y controlar las operaciones financieras de forma coherente con el logro de metas y objetivos institucionales, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad promoviendo la cultura del ahorro y austeridad buscando la eficiencia del gasto público.

Compras y Contratación Pública

Gestionar adecuadamente el plan de Adquisición de Bienes y Servicios de la Entidad a través de herramientas tecnológicas, lineamientos normativos, documentos estándar, y técnicas de aprovisionamiento estratégico que, como proceso continuo, estructurado y sistemático de generación de valor, logrando alinearse con las mejores prácticas en contratación, para fortalecer la satisfacción de las necesidades de todas las áreas de la Entidad, manteniendo altos estándares de calidad, pluralidad de oferentes y garantía de transparencia y rendición de cuentas.

Política de gestión estratégica del talento humano

La Contraloría Departamental de Bolívar, se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, determinando políticas y prácticas de gestión y fortaleciendo los procesos definidos en la Ley de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación de la gestión, de tal forma que se contribuya con el cumplimiento de la misión institucional y los fines del Estado.

Política de Integridad

Todo funcionario de la Contraloría Departamental de Bolívar debe prestar el servicio público de su competencia teniendo en cuenta únicamente el interés general y observar las siguientes reglas:

a) Comprometerse real y efectivamente con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y con los principios generales que rigen la función pública.

b) Asumir una actitud pedagógica hacia el ciudadano en lo que respecta a los derechos y deberes de este frente a la sociedad y al estado.

c) Asumir con honradez su compromiso con la sociedad y con el Estado promoviendo la consecución de sus fines esenciales, la misión y objetivos de la Contraloría.

d) Ejercer las funciones de su cargo de tal manera que sus motivaciones y procedimientos sean transparentes y facilite; en consecuencia, el ejercicio del derecho de control a la administración pública y a los actos del gobierno por parte del ciudadano.

e) Adoptar una actitud de compresión, respeto y defensa por el entorno social, cultural y ecológico en el cual presta su servicio.

f) Desarrollar competencias comportamentales exigidas por su cargo y las actitudes de innovación y respeto por la opinión contraria con miras al mejoramiento de la calidad del servicio.

Política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

Gestionar y promover el fortalecimiento institucional y mejoramiento continuo de todos los procesos de la Entidad, buscando la satisfacción de los grupos de interés respecto a los servicios prestados, en el marco de los lineamientos definidos en el Plan Estratégico de la Entidad, se debe definir la alineación entre la estrategia institucional y el modelo de operación por procesos, la estructura y la planta de personal, de manera que contribuyan a la generación de mayor valor público en la prestación de bienes y servicios.

Política de Gobierno Digital

Garantizar servicios digitales más eficientes, con transparencia y participación, a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC´S), mejorando los servicios y procesos, de igual forma optimizando la gestión de las entidad, interactuando de manera ágil y coordinada, con un trabajar conjunto en el diseño y desarrollo de políticas, normas, proyectos y servicios, y dar solución

a problemáticas y necesidades de interés de los diferentes grupos de interés de la Contraloria Departamental de Bolivar.

Política de Seguridad Digital

Implementar, vigilar y verificar el cumplimiento de las políticas de Seguridad informática y el tratamiento de los datos que la entidad administra con el fin de preservar la información de los usuarios y de la comunidad.

Política de Defensa Jurídica

Establecer actividades en el marco de un modelo de Gerencia Jurídica Pública eficiente y eficaz que permita lograr de manera sostenible una disminución del número de demandas en contra de la Entidad y del valor de las condenas a su cargo. Lo anterior aunado a un mejoramiento de su desempeño en la etapa judicial y en la recuperación por vía de la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición de las sumas pagadas por sentencias, conciliaciones o laudos arbitrales cuando a ello haya lugar, de igual forma establecer criterios claros con relación a las políticas de prevención del daño antijurídico.

Política de servicio al ciudadano

El proceso de Atención al Ciudadano busca la atención oportuna y eficaz de los requerimientos de la ciudadanía, a través de lineamientos para recibir, hacer análisis, registrar, clasificar, direccionar, hacer seguimiento y dar respuesta oportuna a los requerimientos presentados por la ciudadanía y las entidades ante la Contraloría Departamental de Bolívar; a través de los diferentes canales y/o medios de comunicación, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes.

• Todo requerimiento ciudadano debe ser atendido de conformidad con las normas aplicables vigente y los procedimientos establecidos por la Entidad con un trato digno, observando los términos de ley para la atención de su requerimiento y garantizándoles sus derechos.

• Aplicar los protocolos de atención al ciudadano establecidos el Manual dispuesto por la entidad para tal fin.

• Evaluar la satisfacción del ciudadano a través de las herramientas de calificación del servicio dispuestas por la entidad.

• Trasladar a las entidades competentes el 100% de las denuncias presentadas que no sean de competencia de la Contraloria Departamental de Bolívar.

• Someter a consideración del Comité de Denuncias el 100% de las denuncias presentadas en el año.

• Proveer un trato digno y amable, que respete las creencias, costumbres y opiniones del ciudadano.

• Garantizar el uso confidencial de la información que reciba o genere la Contraloría Departamental de Bolívar en desarrollo de los servicios que ofrece, y emplear esa información únicamente para los fines públicos respetando las normas de protección de datos personales.

• Mantener múltiples canales de contacto vía telefónica, web, redes sociales y por correo electrónico facilitando el acceso integral del ciudadano más allá de la vía presencial.

• Brindar atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política

Política de Racionalización de trámites

Establecer criterios de Gestión Anti-trámites en la contraloría departamental de
Bolivar así:

• Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, mejorando la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.

• Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones con el fin de facilitar el acceso de la ciudadanía a la

información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos, creando condiciones de confianza en el uso de las TIC.

• Promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, así como la excelencia en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con el fin de cumplir con las expectativas de nuestros usuarios

• Todos los funcionarios deben garantizar la racionalización de los pasos y requisitos para el acceso ciudadano a los trámites, servicios y procedimientos administrativos, favoreciendo, en lo posible, la gestión de éstos a través de tecnológicas de la información.

Política de Participación ciudadana en la gestión pública

Esta política busca promover en la ciudadanía y veedurías ciudadanas del departamento de Bolívar, el control fiscal participativo sobre la gestión pública, dentro de los lineamentos más importantes se definen los siguientes:

• Liderar mecanismos establecidos en la legislación colombiana que faciliten la participación ciudadana, generadores de una actividad fiscalizadora pedagógica, eficaz y oportuna (Audiencias de Rendición de Cuentas, Foros de Control Social etc.) capaz de crear canales participativos de comunicación entre la entidad, la ciudadanía los sujetos de control y demás partes interesadas.

• Llevar un registro de las principales veedurías, agremiaciones, asociaciones y expresiones de la sociedad civil organizada que ejercen el control social en el departamento y convocarlas para la orientación y retroalimentación del proceso de control social conexo al control fiscal que ejerce la Contraloría Departamental de Bolívar.

• Observar las recomendaciones de las veedurías, asociaciones, agremiaciones y expresiones de la sociedad civil que sean allegadas a la Contraloría Departamental de Bolívar.

Política de Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Orientar el fortalecimiento institucional, a través del seguimiento y análisis de datos de indicadores de gestión, evaluación la gestión del riesgo, planes y programas establecidos, de tal manera que se logre el mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad, buscando eficiencia y eficacia en la asignación, uso y administración de sus recursos.

Política de Gestión documental

Cumplir con la normatividad vigente y adoptar las mejores prácticas, metodologías y estándares para la gestión de la documentación. A su vez implementará los Instrumentos archivísticos para la gestión documental y las metodologías para la generación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos dentro de la Entidad; siendo estas las actividades que comprenden los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información

Política de transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

Esta política busca divulgar oportunamente la información pública, de manera adecuada y veraz atendiendo las diferentes solicitudes y reportando la información a los entes de control de forma transparente y eficaz, para el cumplimiento de esta política se definen los siguientes lineamientos.

• Todos los procesos deben entregar proactivamente la información considerada pública con la periodicidad establecida en las herramientas de control de la publicación, con fines de publicarla y facilitar su accesibilidad a los ciudadanos y grupos de interés.

• Siempre que la información no esté sujeta a reservas, toda la información de gestión debe facilitarse al área informática para su publicación.

• Todos los procesos deben entregar información necesaria para dar respuesta con eficiencia a los requerimientos que realicen las organizaciones de control social, los órganos de control y la ciudadanía en general.

• Todos los funcionarios deben facilitar los procesos de rendición de cuenta mediante e dialogo con los diferentes actores del control social y ciudadanos en general, respondiendo a sus solitudes y dando explicaciones en los espacios que se requieran.

• La oficina de control interno y proceso de planeación deben elaborar y realizar seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano de la Entidad.

Gestión de la información estadística

Esta política buscan generar y disponer la información estadística de los diferentes procesos de la Entidad, así como la de sus registros administrativos, para mejorar la efectividad de su gestión y planeación basada en evidencias; garantizando una continua disponibilidad de información de calidad a lo largo del ciclo de la política pública; fomentando el diálogo social con la ciudadanía y los grupos de interés de la Contraloria Departamental de Bolivar, en el marco de la construcción participativa de las soluciones sociales, y generando una herramienta de control político y social.

Gestión del Conocimiento y la Innovación

Promover estrategias para facilitar el aprendizaje y la adaptación de las entidades a los cambios y a la evolución de su entorno, a través de la gestión de un conocimiento colectivo y de vanguardia, que permita generar servicios adecuados a las necesidades de los ciudadanos y, además, propicie la mejora de los procesos que hacen parte de la Contraloria Departamental de Bolivar.

Control Interno

Garantizar de manera eficaz y eficiente correcta implementación, control y mejora continua de los diferentes procesos definidos, en el marco de las líneas de defensa documentadas en la Entidad y la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI que se fundamenta en los componentes ambiente de control, Evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y actividades de monitoreo.

POLÍTICAS ADICIONALES A LAS DEFINIDAS EN EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y DE GESTIÓN

Las políticas tienen como objetivo establecer los lineamientos generales y específicos, sobre los cuales debe desarrollarse la actividad misional de cada proceso y la entidad como un todo.

POLÍTICAS GENERALES

Los funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar darán respuesta veraz y oportuna a las solicitudes presentadas por los ciudadanos individualmente o a través de organizaciones, de acuerdo con sus competencias y los lineamientos de comunicación pública dictados en el plan de comunicaciones. Igualmente, deben dar atención oportuna, cálida y amable a todos los ciudadanos que acudan a las dependencias respectivas.

 

  • Los funcionarios deben respetar y cumplir los horarios de atención al público.

Los ajustes específicos en los horarios de atención al público deben ser concertados con el proceso de Talento Humano y comunicados ampliamente, para evitar traumatismos en la prestación de los servicios.

 

  • Todos los procesos de la entidad realizarán seguimiento a su desempeño a través de actividades de autoevaluación basadas en las recomendaciones del Sistema Integrado de Planeación y Gestión.

 

  • En cada proceso se debe llevar un adecuado archivo de gestión para custodiar los documentos que se generen o reciban, hasta tanto corresponda su traslado al archivo central, todo de acuerdo con lo dispuesto en la Ley general de archivo.

 

  • En todas las reuniones que se realicen en las dependencias se debe llevar registro de asistencia o participación. Se levantarán actas como evidencia de los temas tratados, cuando esté establecido o se estime pertinente.

 

  • Toda información o noticia relevante, que se origine desde cada una de las dependencias Contraloría Departamental de Bolívar, debe priorizar la entrega de la información a los medios institucionales como mecanismo de difusión y multiplicación de la misma.

 

  • Todo funcionario debe hacer respetar su lugar de trabajo, no debe permitir que personas ajenas a él o a la entidad utilicen los equipos o la información sin la debida autorización del titular.

 

  • Los funcionarios deben velar por la seguridad e integridad de los bienes de la entidad, los recursos, la infraestructura física y tecnológica, garantizando su uso adecuado y únicamente con fines institucionales.

 

  •  Gestionar los indicadores por procesos para evaluar el avance de la gestión

 

POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Establecer los mecanismos mínimos y necesarios para una adecuada administración de los riesgos en la Contraloría Departamental de Bolívar, en el marco de la NTC ISO 31000 y la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP a fin de garantizar una gestión pública que responda a las necesidades y expectativas cambiantes de los usuarios y partes interesadas a través de una eficiente y eficaz identificación, evaluación y control de los diferentes riesgos que pueden presentarse en los diferentes procesos de la Entidad; las diferentes fases que compone todo el proceso de administración del riesgo: contexto estratégico, identificación de Riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, su trazabilidad, registro y seguimiento y evaluación de los mismos

Lo anterior facilita, la toma de decisiones frente al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Contraloría Departamental de Bolívar, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y contribuir al control interno de la entidad, fomentando la cultura del autocontrol al interior de los procesos.

Los criterios definidos para la implementación de la presente política se relacionan a continuación:
La Alta Dirección de la Entidad debe liderar las actividades para definir la Política de Administración de Riesgo, quien tendrá la función adicional de liderar el seguimiento y análisis periódico a los riesgos.

• Con la asesoría de la Oficina de Control Interno, y el acompañamiento y orientación de la Oficina de Planeación, los líderes de cada proceso identificarán los riesgos y controles de sus respectivos procesos en cada vigencia, además realizarán los seguimientos y el análisis a los controles de los riesgos según periodicidad establecida y actualizarán el mapa riesgo cuando la administración del mismo lo requiera.

• Todos los procesos deben desarrollar la política institucional de administración del riesgo y de Riesgos de corrupción, actualizando sus respectivos mapas de riesgos.

• Todos los procesos deberán velar por el cumplimiento de las acciones y gestión de los indicadores, de conformidad con el mapa de riesgos por procesos institucional y, el de riesgos de corrupción.

• La oficina de Control Interno evaluará el cumplimiento de la política de administración de los riesgos, en todos los niveles de la entidad Identifica y alerta al Comité de Coordinación de Control Interno sobre posibles cambios que pueden afectar la evaluación y tratamiento del riesgo, de igual forma evalúa y alerta oportunamente sobre cambios que afectan la exposición de la entidad a los riesgos de corrupción y fraude.

• La oficina de Control Interno evaluara las actividades adelantadas frente al análisis de contexto y de identificación del riesgo, y asesora a la oficina de planeación y otras instancias que ejercen la segunda línea de defensa, para mejorar la evaluación del riesgo.

• La oficina de Control Interno identificara y realizara alertas sobre la probabilidad de riesgos de situaciones de conflicto de intereses.

POLÍTICAS   DE   RELACIÓN   CON   LOS   ÓRGANOS   DE CONTROL

Los directivos y servidores públicos en general de la Contraloría se comprometen a mantener relaciones armónicas con los Órganos de Control y a suministrar la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz, así mismo a implementar las acciones de mejoramiento institucional.

 

POLÍTICAS DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

La comunicación interna se desarrollará por medio físico hasta tanto se implemente el uso preferencial de medios virtuales.

 

  • Antes de imprimir los documentos se debe aclarar si es necesaria su impresión o si el medio de soporte admite la configuración de un archivo digital.

 

  • En caso de que sea necesario imprimir, para los documentos internos se debe utilizar la impresión en lo posible a doble cara y hacer uso del papel reciclado.

 

  • Revisar bien los textos en pantalla antes de imprimir, ortografía, márgenes, “vista previa”, reducción del tamaño de la fuente, entre otros, para evitar textos con errores y evitar el despilfarro de insumos.

CONTROL DE CAMBIOS

 

Versión

Fecha de aprobación

(dd/mm/aaaa)

Nombre y cargo de quien elaboró

Descripción de cambios realizados

 

 

 

2.0

 

 

 

24/06/2020

 

 

Fernando Casadiego Mendoza-Profesional de Planeación

En   el   marco   del   Plan estratégico       2020-2021

adoptado con la resolución

090 de 2020, se realizaron los cambios del presente

documento

 

 

 

 

 

 

3.0

 

 

 

 

 

 

12/07/2021

 

 

 

 

Fernando Casadiego Mendoza-Profesional de Planeación

En el marco de la actualización del Manual Operativo  MIPG  emitido

por     el     Departamento

Administrativo      de      la

Función Pública en el mes marzo de 2021, se realizó revisión y ajustes a las políticas definidas en la Entidad.

Guía de Información